一般的な採用活動においては、マイナンバーを必要とする各種手続きがあることから、新入社員からマイナンバーを収集する流れができあがっている企業が多いものと推察されます。
しかし、働く時間や日数が少ない単発バイトや短期バイト、ギグワーカーなどのマイナンバー管理は、人事担当者にとっても盲点になりがちなポイントです。
単発での勤務ということもあって、ひょっとしたら「マイナンバーは不要」とイメージしている担当者もいるかもしれませんが、実際のところ雇用契約の種類により判断が分かれます。
この記事では、単発バイトや短期バイト・ギグワーカーの雇用時におけるマイナンバー管理について、人事担当者が知っておくべきことをまとめました。
単発バイトや短期バイト・ギグワーカーを雇⽤する時にマイナンバーは不要？
単発バイトや短期バイト、ギグワーカーと結ぶ雇用契約の内容は、企業の方針や労働者の事情等により変わってきます。
マイナンバー提出の必要性についても同様で、スタッフがどのような働き方をするのかによって判断が分かれますが、基本的なルールは一般的なアルバイトと変わりません。
単発バイトであっても、マイナンバー提出を求める必要あり！
アルバイトスタッフにマイナンバーを提出してもらうことは、単発バイト・短期バイト・ギグワーカー等にかかわらず、原則として自社で直接雇用している従業員すべてに必要です。
採用の現場で実際に必要となる書類のケースとしては、以下のようなものがあげられます。
- 労災保険（労災年金関係書類）
- 雇用保険（31日以上の雇用見込み・1週間の所定労働時間が20時間以上となる場合）
- 年末調整（扶養控除等申告書、源泉徴収票など）
これらの手続きにおいて、ハローワークや税務署等に書類を提出する際、労働者のマイナンバーを記入しなければなりません。
働く日数や労働条件によって、マイナンバーをどのような目的で使うのかは変わってきますが、マイナンバーの提出自体は企業の義務と考えましょう。
また、マイナンバーを労働者から取得した後は、漏洩・不正利用を防ぐため、適切な管理方法でマイナンバーを管理しなければなりません。
具体的な管理方法や注意点については、以下の記事をご覧ください。
短期派遣バイトや、スキマバイト⼈材もマイナンバー取得は必要？
自社で直接雇用しているスタッフに関しては、原則としてマイナンバーを取得して各種手続きを行わなければなりません。
しかし、雇用形態によってはマイナンバーの取得が必要ではない場合もあります。代表的なものとして、短期派遣バイトやスキマバイト人材などのケースが該当します。
以下、マイナンバー取得を必要としない雇用形態について、具体的な事例をご紹介します。
○短期派遣バイトのケース
派遣会社を通してアルバイトスタッフを確保する、いわゆる「短期派遣バイト」を活用するケースでは、自社で当該スタッフのマイナンバーの取得・管理を行うことはありません。なぜなら、派遣スタッフは派遣元企業と雇用契約を締結している立場だからです。
よって、自社における短期派遣バイトの利用に関しては、自社で労務処理を行う必要がなく、マイナンバーの取得や管理は求められません。
○単発バイトマッチングサービスのケース
新しい働き方の一つとして認知されている、単発バイトマッチングサービスでは、主に労働者を直接雇用する場合と業務委託契約する場合の２種類の雇用形態が考えられます。
直接雇用となる場合は、上で述べたように、マイナンバー提出の必要性については通常のアルバイトと同様で、基本的にはマイナンバーの取得・管理が必要になると考えてよいでしょう。
サービスによっては、あらかじめサービス登録の際にマイナンバー提出を求めて管理しているものもあるので、そのあたりも利用の際に確認したいポイントです。
業務委託契約となる場合は、自社で労務処理を行う必要がないため、マイナンバーの取得は不要となります。
単発バイトからマイナンバー収集ができなかった時の対処法
単発バイトスタッフを雇用する際、企業は必要に応じてマイナンバーを収集する義務がある反面、スタッフ側には報告しなかったことに対する罰則はありません。
スタッフにマイナンバーの提出を拒否されてしまうことも十分考えられますから、スタッフからマイナンバー収集ができなかったケースも想定して、人事・労務担当者は対処法を考えておくことが大切です。
マイナンバー提出を拒否された場合
企業や国に対する不信感から、自社に対してマイナンバーの提出を拒否するスタッフは少なくありません。
企業がマイナンバーを適切に管理している限り、不正利用が行われるリスクは極めて低いものですが、悪用されると不正な住民票の入手や書き換え・印鑑登録の変更等に利用されてしまう可能性があるため、情報の提供に慎重なスタッフは一定数存在しています。
提出拒否の事態を防ぐため、企業側はスタッフに対して以下の内容を丁寧に説明しましょう。
- マイナンバーの収集が必要な理由（使用目的やそれ以外の目的で使用しない旨も伝える）
- マイナンバーの記載が法律で義務付けられている書類が存在すること
説明を終えても、スタッフが納得してくれなかった場合は、拒否された際のやり取りにつき「スタッフの事情で拒否された」旨を記録しておきます。
可能であれば、拒否証明書といった形で当人から署名・捺印をもらっておくことも有効です。
マイナンバー収集を忘れてしまった場合
雇用手続きにあたり、マイナンバーの記載が必要な書類は限られていますが、諸々の事情からマイナンバーの収集を失念してしまった場合はどうなるのでしょうか。
実際のところ、書類が受理されるか返戻となるのかについては、関係省庁のスタンスによって変わってきます。
例えば、税務署等では申告書等にマイナンバーの記載がなくても受理される場合がありますが、雇用保険手続きの場合は書類が返戻され再提出を求められます。
ただし「マイナンバーの記載がないことのみを理由に届出を受理しない」という意味合いではないため、スタッフがマイナンバーの提供を固辞した場合は、事情を説明した上で受理を求めることになる可能性があります。
いずれにせよ、マイナンバーを収集すべきタイミングで収集できなかった場合は、スタッフに事情を丁寧に説明した上で失念したことを謝り、速やかに収集に向けて動くことが大切です。
単発バイトの場合、自社との雇用関係が終わった段階で連絡が付かなくなるケースも十分考えられますから、ミスを防ぐため一連の雇用プロセスをマニュアルにまとめたり、雇用管理システムを使ってマイナンバー収集の流れを一本化したりする工夫も必要になるでしょう。
まとめ
単発バイト・短期バイト・ギグワーカーといった雇用形態にかかわらず、自社が直接雇用する場合は原則としてマイナンバーの収集・管理が必要です。
ただし、ごく短期間かつ一定額以下の賃金で働くスタッフ・短期派遣バイトに関しては、マイナンバーの収集は不要となりますから、採用にあたり個々のスタッフの条件を確認して収集しましょう。
